Stap 2: Werkafspraken

Looptijd

De looptijd gaat over de duur van de zorgovereenkomst. Hier vult u in op welke datum de zorgovereenkomst in gaat en hoe lang die geldig is. Een zorgovereenkomst voor bepaalde tijd betekent dat u samen met uw zorgverlener een einddatum afspreekt.

Spreekt u geen einddatum af? Dan heeft u een zorgovereenkomst voor onbepaalde tijd. De zorgovereenkomst blijft geldig tot de u (of uw zorgverlener) de overeenkomst opzegt. Houd hierbij rekening met de wettelijke opzegtermijn. Meer informatie over het stoppen van een zorgovereenkomst vindt u op de website van de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Aanzegtermijn

Een arbeidsovereenkomst die 6 maanden of langer duurt, kunt u niet plotseling opzeggen. Dit moet u minstens 1 maand voor de einddatum schriftelijk laten weten aan de zorgverlener. Dit wordt ook wel 'aanzeggen' genoemd.

Vergeet u dit te doen? Dan kan de zorgverlener een vergoeding van u eisen van maximaal 1 maandsalaris. Houd de aanzegtermijn daarom goed in de gaten.

Weet u bij het afsluiten van de overeenkomst al dat u deze niet gaat verlengen? Dan kunt u dat al aangeven in de zorgovereenkomst.

Proeftijd

Neemt u de zorgverlener in dienst voor een periode langer dan 6 maanden? Dan kunt u een proeftijd afspreken in de zorgovereenkomst om te kijken of de samenwerking bevalt.

Bevalt de samenwerking niet? Dan stopt u of uw zorgverlener de zorgovereenkomst direct tijdens de proeftijd. Er hoeft dan geen reden opgegeven te worden en er is geen opzegtermijn. Een proeftijd is niet verplicht.

Vaste of onregelmatige uren

De werkafspraken gaan over het aantal uren en de dagen waarop uw zorgverlener voor u werkt. Er zijn twee mogelijkheden:

• U kunt afspreken dat uw zorgverlener een onregelmatig aantal uren zorg verleent. U kunt hiervoor kiezen als de ene week meer zorg nodig is dan de andere week.
• U kunt ook afspreken dat uw zorgverlener een vast aantal uren zorg verleent.

Meerdere budgetten

Heeft u meerdere budgetten en kiest u voor een vast aantal uren zorg? Vul dan in hoeveel uren de zorgverlener vanuit het ene budget werkt en hoeveel uur vanuit het andere. Let op: het aantal uren dat u per budget opgeeft, moet kloppen met de toekenningsbeschikking die u van uw zorgkantoor of gemeente heeft ontvangen.

Weekrooster

U kunt in sommige gevallen een weekrooster afspreken. Dat doet u in ieder geval als u heeft gekozen voor een vast aantal uren zorg. U kunt een rooster per 1, 2, 3 of 4 weken afspreken.

Bijvoorbeeld: werkt uw zorgverlener elke week op dezelfde dagen? Dan kiest u voor een rooster voor 1 week. Werkt uw zorgverlener de ene week op maandag en woensdag en de andere week op maandag en donderdag? Kies dan voor een rooster per 2 weken. 

Ontvangt u een budget uit de Wet langdurige zorg (Wlz)? Dan mag u voor uw zorgverlener maximaal 40 uur per week declareren uit dit budget.

Werkgeverslasten bij 4 dagen of meer per week in dienst

Is uw zorgverlener in dienst bij u? En werkt die 4 dagen of meer per week voor u? Dan moeten premies worden afgedragen. Uw zorgverlener is dan namelijk verplicht verzekerd voor werknemersverzekeringen. Dit worden werkgeverslasten genoemd. Die komen boven op het loon dat u met de zorgverlener heeft afgesproken. En worden uit uw budget betaald. Houd rekening met ongeveer 20% van het loon dat extra uit het pgb betaald wordt. De SVB doet hierbij de salarisadministratie voor u.

Hoe bepaalt u of de zorgverlener 4 of meer dagen per week voor u werkt bij een onregelmatig rooster? Kijk dan of de zorgverlener minimaal de helft van de tijd 4 of meer dagen per week werkt.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Werkt de zorgverlener de ene week 3 dagen en de andere week 4 dagen? Dan werkt de zorgverlener 4 dagen per week en moeten werkgeverslasten worden betaald. Voorbeeld 2: Werkt de zorgverlener de ene week 3 dagen, de tweede week 3 dagen en derde week 7 dagen? Dan werkt de zorgverlener 3 of minder dagen per week en is het betalen van werkgeverslasten niet nodig.

Vast bedrag per maand of achteraf declareren

De zorgverlener kan op twee manieren uitbetaald krijgen: elke maand een vast bedrag (ook wel maandloon of maandbedrag genoemd) of  door achteraf declareren.

Als u achteraf declareert, kunt u de gewerkte uren invullen in het PGB Portaal. Daar kan de zorgverlener ook een factuur bij uploaden.

Bij een Wlz-budget is een vast maandbedrag altijd toegestaan. Gaat het om een budget uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) of Jeugdwet? Dan vraagt u bij de gemeente na of een vast maandbedrag is toegestaan.

Werkt uw zorgverlener een een vast aantal uren? Dan kunt u kiezen hoe de zorgverlener uitbetaald wordt. Als de zorgverlener een onregelmatig aantal uren werkt, moet u achteraf declareren.

Loon/vergoeding

Komt de zorgverlener bij u in dienst? Dan spreken we van loon. U bent de werkgever.

Komt de zorgverlener niet bij u in dienst? Dan spreken we van een vergoeding.U bent de opdrachtgever.

In de rest van de tekst gebruiken we 'loon', maar dit kan dus ook over 'vergoeding' gaan.

Tarief bij achteraf declareren

Spreekt u met de zorgverlener af dat er achteraf gedeclareerd wordt? Vul dan bij het tarief in hoe hoog het brutotarief is.  'Bruto' betekent dat er nog belasting betaald moet worden over het loon. Hier is de SVB verantwoordelijk voor. Doet de SVB niet de salarisadministratie bij u? Dan is de zorgverlener hier zelf verantwoordelijk voor.  

Het is mogelijk dat de zorgverlener verschillende werkzaamheden doet. Spreek dan per werkzaamheid een tarief af. 

Tarievenlijst

Maakt de zorginstelling gebruik van een tarievenlijst? Dan voert u alle geldende tarieven in bij het opstellen van de zorgovereenkomst.

Maandloon

Spreekt u een vast maandbedrag af? Vul dan bij maandloon in hoe hoog het brutotarief per maand is.

Gaat de zorgverlener naast de vaste aantal uren zorg soms extra zorg leveren? Bijvoorbeeld als de zorgverlener langer werkt dan gepland of extra uren komt werken? Vul dan bij 'Andere vergoeding' de vergoeding hiervoor in. Dit kunt u achteraf declareren.

Eenheid van het tarief

U kunt kiezen uit verschillende eenheden bij elk tarief. Bijvoorbeeld voor uur, dagdeel, weekend of week. Kiest u voor een andere optie dan uur? Vul dan in aan hoeveel uur de gekozen optie gelijk staat. Op deze manier kan het PGB Portaal berekenen of u voldoet aan het minimumloon (zie volgende kop voor uitleg hierover). U gaat de zorg dan ook declareren in de gekozen eenheid. Bij het declareren hoeft u niet om te rekenen hoeveel uur de zorgverlener heeft gewerkt.

U kunt de volgende definities aanhouden (maar bent ook vrij om andere te gebruiken):

• een dagdeel is 4 uur
• een nacht is 8 uur
• een etmaal is 24 uur
• een weekend is 72 uur
• een midweek is 120 uur
• een week is 168 uur

Werkt uw zorgverlener bijvoorbeeld altijd 3,5 uur per dagdeel? Kies dan voor dagdeel en vul in dat 3,5 uur wordt gewerkt per dagdeel.

De eenheden per km en per rit horen bij de werkzaamheid 'vervoer van en naar begeleiding'.

Voorbeeld

De zorgverlener voert bepaalde werkzaamheden altijd uit per dagdeel. De budgethouder geeft aan dat de zorgverlener altijd 4 uur per dagdeel werkt. Het afgesproken tarief is bijvoorbeeld € 50,- per dagdeel. Als de budgethouder de kosten voor deze werkzaamheden declareert, hoeft de budgethouder alleen aan te geven hoeveel dagdelen de zorgverlener heeft gewerkt. Komt het voor dat de budgethouder op sommige dagdelen maar 3 uur deelneemt aan de dagbesteding? Dan moeten 2 tarieven afgesproken worden in de zorgovereenkomst. Een tarief voor een dagdeel van 4 uur en een tarief voor een dagdeel van 3 uur. Het is niet toegestaan om een tarief per uur af te spreken voor dagbesteding.

Minimumloon en maximumtarief

Is uw zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan heeft de zorgverlener recht op het minimumloon. Dat is het minimale salaris waar een medewerker volgens de wet recht op heeft. Houd hier rekening mee met het bepalen van de vergoeding.

Gemeenten en zorgkantoren kunnen een maximumtarief bepalen voor de zorg. Dit is het maximale bedrag dat u per uur mag betalen. Het zorgkantoor of de gemeente laat aan de budgethouder weten wat de maximumtarieven zijn. Het is niet mogelijk om een hoger tarief af te spreken dan het maximumtarief.

Vakantiegeld en vakantie-uren

Is uw zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan heeft die recht op vakantiegeld. Dit wordt ook wel vakantiebijslag genoemd. Het vakantiegeld is 8% van het loon. Het tarief dat u opgeeft, is altijd inclusief het vakantiegeld. De zorgverlener ontvangt het vakantiegeld bij iedere betaling als vast onderdeel van het loon.

Neemt u de zorgverlener in dienst? Dan heeft de zorgverlener recht op 8,33% vakantie-uren van het totaal aantal gewerkte uren. Per 12 uur werken heeft de zorgverlener recht op 1 uur vakantie. Het uitbetalen van de vakantie-uren kan op twee manieren:

1. De betaling van de vakantie-uren zit in het uurloon. In dit geval declareert de zorgverlener de opgenomen vakantie-uren niet en krijgt die niet doorbetaald in de vakantie.
2. De betaling van de vakantie-uren zit niet in het uurloon. In dit geval declareert de zorgverlener de opgenomen vakantie-uren wel en krijgt die doorbetaald in de vakantie. 

Let op: de betaling van vakantie-uren komt uit het budget. Ook als u kiest voor de optie waarbij vakantie-uren los worden gedeclareerd. Houd hier rekening mee bij de planning van het budget en het bepalen van het uurloon.

Kiest u voor een vast maandbedrag? Dan heeft u geen keuze: het loon wordt doorbetaald tijdens de opgebouwde vakantie-uren.

Werkzaamheden

Hierin geeft u aan welke werkzaamheden de zorgverlener voor u gaat doen. U kunt één tarief voor alle werkzaamheden afspreken of per werkzaamheid een tarief afspreken. Kies alleen werkzaamheden die ook in de toekenningsbeschikking staan beschreven.

Vervoer

Staat in de toekenningsbeschikking dat u recht heeft op vervoer bij begeleiding groep? De zorgverlener die voor de begeleiding groep zorgt, kan ook het vervoer regelen. Kies dan voor de werkzaamheden 'begeleiding groep' en 'vervoer van een naar begeleiding groep'.

U kunt ook met een andere zorgverlener afspraken maken voor het vervoer naar de begeleiding groep. Kies dan alleen voor de werkzaamheden die deze zorgverlener uitvoert. Dus of 'begeleiding groep' of 'vervoer van een naar begeleiding groep'. De vervoerskosten kunt u op dezelfde manier declareren als de andere werkzaamheden: onder het menu-item 'indienen declaratie'.

Let op: de werkzaamheid vervoer gaat over de vervoerskosten van u als budgethouder. Dus niet de reiskosten van uw zorgverlener voor woon-werkverkeer.

Bereikbaarheidsdienst

Tijdens een bereikbaarheidsdienst is een zorgverlener bereikbaar, beschikbaar en in de buurt. Zo kan de zorgverlener opgeroepen worden om te komen werken. De zorgverlener moet dan zo snel mogelijk bij de budgethouder zijn om te helpen.

Levert een opgeroepen zorgverlener zorg tijdens een bereikbaarheidsdienst? Declareer deze zorg dan tegen het afgesproken tarief van de zorgfunctie. 

Overleg eerst met uw gemeente of zorgkantoor of u een vergoeding mag afspreken voor het bereikbaar zijn. Dit moet namelijk opgenomen worden in de zorgbeschrijving in uw zorgovereenkomst.

Als u akkoord heeft van uw gemeente of zorgkantoor, vult u in het PGB Portaal een uurtarief in voor de bereikbaarheidsdienst. Dit zijn dus de uren waarop de zorgverlener bereikbaar is en geen zorg levert. Dit tarief mag lager zijn dan het wettelijk minimumloon.

Reiskosten­vergoeding

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan kunt u de reiskosten vergoeden voor het woon-werkverkeer en werk-werkverkeer die de zorgverlener maakt. Kijk voor meer informatie hierover op de website van de SVB.